Accordo sul trattamento dei dati

Ultimo aggiornamento: 8 ottobre 2026

Ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Parte del contratto Praxenta Retail e Praxenta Medical.

1. Parti e ruoli

Titolare del trattamento è il cliente che ha sottoscritto il contratto: il negoziante (Praxenta Retail) oppure il professionista sanitario o la struttura (Praxenta Medical), di seguito "il titolare". Responsabile del trattamento è Securebit S.r.l., Viale Antonio Gramsci 17/B, 80122 Napoli (NA), P.IVA 07962871211, [email protected], PEC [email protected], di seguito "Securebit". Questo accordo si applica ai dati personali che Securebit tratta per conto del titolare attraverso la piattaforma ed è parte del contratto.

2. Oggetto, natura e finalità

Securebit tratta i dati per fornire la piattaforma: conservarli, organizzarli, consultarli, trasmetterli e cancellarli per le finalità del servizio. Per Praxenta Retail: negozio online, ordini, clienti, spedizioni, conversazioni WhatsApp, campagne. Per Praxenta Medical: agenda, pazienti, consensi, cartella clinica, referti, conversazioni WhatsApp, fatture e statistiche.

3. Tipi di dati e interessati

• Interessati: i clienti del negozio; i pazienti dello studio e, se del caso, i loro familiari o tutori; i collaboratori del titolare che usano la piattaforma.
• Dati: anagrafici e di contatto, ordini e pagamenti, appuntamenti, conversazioni, consensi; per Praxenta Medical anche dati relativi alla salute (art. 9 GDPR), immagini e documenti clinici.

4. Durata

L'accordo dura quanto il contratto e fino alla cancellazione dei dati secondo la sezione 12.

5. Istruzioni del titolare

Securebit tratta i dati solo su istruzioni documentate del titolare, date con il contratto, con la configurazione della piattaforma e con richieste scritte, salvo che la legge richieda diversamente; in tal caso ne informa il titolare, se la legge lo consente. Securebit informa subito il titolare se ritiene che un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati.

6. Persone autorizzate e riservatezza

Securebit consente l'accesso ai dati solo a persone autorizzate e istruite (art. 2-quaterdecies del Codice privacy), vincolate alla riservatezza. Per i dati clinici di Praxenta Medical l'accesso del personale di Securebit è limitato ai casi in cui serve per l'assistenza richiesta dal titolare o per la sicurezza della piattaforma, ed è tracciato. L'accesso di assistenza del personale di Securebit ai dati di uno studio richiede la verifica in due passaggi.

7. Sicurezza

Securebit adotta le misure tecniche e organizzative adeguate all'art. 32 GDPR, descritte nell'Allegato A, e le aggiorna nel tempo. Il titolare resta responsabile della sicurezza dei propri account, dei dispositivi e dei collaboratori.

8. Sub-responsabili

Il titolare autorizza in generale i sub-responsabili elencati nell'Allegato B. Securebit comunica con almeno 30 giorni di preavviso le aggiunte o le sostituzioni; il titolare può opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati e, se non si trova una soluzione, può recedere dal contratto. Securebit impone ai sub-responsabili obblighi equivalenti a quelli di questo accordo e risponde verso il titolare del loro operato. Le integrazioni non attive sono indicate come previste e non come destinatari attuali. Prima di ricorrere a un nuovo sub-responsabile, Securebit ne comunica l’identità effettiva e le attività affidate al titolare, nel rispetto dell’autorizzazione scritta specifica o generale e del preavviso previsto dalla presente sezione, assicurando l’opportunità di opposizione in caso di autorizzazione generale. Securebit impone al sub-responsabile gli obblighi pertinenti dell’art. 28 GDPR e resta responsabile verso il titolare del loro adempimento.

9. Assistenza al titolare

Securebit assiste il titolare, con misure tecniche e organizzative adeguate e per quanto possibile, nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione) e nel rispetto degli obblighi degli artt. 32-36 GDPR, compresi la valutazione d'impatto e la consultazione preventiva, fornendo le informazioni ragionevolmente necessarie. Se riceve una richiesta direttamente da un interessato, la inoltra al titolare.

10. Violazioni dei dati personali

Securebit comunica al titolare le violazioni dei dati personali senza ingiustificato ritardo dalla conoscenza, con aggiornamenti progressivi sulla natura della violazione, i dati e gli interessati coinvolti, le conseguenze probabili e le misure adottate. Securebit non attende alcuna scadenza per avvisare il titolare. La notifica al Garante e la comunicazione agli interessati (artt. 33 e 34 GDPR) spettano al titolare.

11. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Database, file e funzioni applicative di Praxenta Medical sono nell'Unione europea. Alcuni trattamenti possono comportare accessi o trasferimenti verso Paesi terzi (email, rete e sicurezza, assistenza, rilasci e integrazioni opzionali). I trasferimenti sono limitati ai flussi descritti nell'Allegato B, che nella versione definitiva identifica per ciascun destinatario entità contrattuale, ruolo, funzione, dati, Paesi di trattamento o accesso e strumento previsto dal Capo V del GDPR. Tali elementi sono verificati e documentati prima dell’avvio con dati reali (Allegato C, punto 7); la tabella provvisoria non autorizza trasferimenti. Securebit non avvia un trasferimento senza istruzioni e garanzie documentate e comunica le modifiche secondo la sezione 8. Su richiesta mette a disposizione le garanzie, con gli oscuramenti consentiti.

12. Fine del servizio

Alla fine del contratto, per qualsiasi motivo, il titolare può esportare i dati in formati standard. Per Praxenta Retail l'esportazione è disponibile per un anno dalla chiusura dell'account. Per Praxenta Medical è disponibile per 60 giorni un accesso limitato all'esportazione; il titolare può chiedere prima la restituzione o la cancellazione. Entro 30 giorni dalla restituzione confermata o dalla fine del periodo di uscita, secondo le istruzioni concordate, Securebit cancella i dati dai sistemi attivi, salvo che la legge ne imponga la conservazione, e ne documenta l'esecuzione. Le copie nei backup sono isolate, non sono usate ordinariamente e sono rimosse alla scadenza del ciclo di conservazione dei backup, la cui durata massima è definita nell’Allegato A definitivo prima dell’avvio; un ripristino riapplica le cancellazioni. Per Praxenta Medical resta a carico del titolare conservare la documentazione sanitaria nei tempi previsti dalla legge.

13. Verifiche

Securebit mette a disposizione del titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche ragionevoli, con preavviso di almeno 30 giorni, in orario di lavoro e senza compromettere la sicurezza dei dati degli altri clienti. I costi sono a carico del titolare, salvo che la verifica accerti una violazione.

14. Responsabilità

Restano fermi l'art. 82 GDPR e i diritti degli interessati. I limiti di responsabilità dei termini di servizio si applicano nella misura in cui la legge lo consente. I limiti di responsabilità non escludono la responsabilità per dolo o colpa grave né quella che la legge non consente di limitare e non pregiudicano i diritti degli interessati ai sensi dell’art. 82 GDPR.

15. Prevalenza

Per il trattamento dei dati personali, in caso di contrasto tra questo accordo e gli altri documenti del contratto prevale questo accordo.

Allegato A · Misure di sicurezza

• Dati in transito protetti con HTTPS/TLS; dati cifrati a riposo dai fornitori di infrastruttura. Credenziali dei servizi collegati conservate in un archivio segreti dedicato; token di accesso e PIN memorizzati solo come impronta. I contenuti clinici e i messaggi sono protetti da controlli di accesso a livello di database. Una cifratura applicativa aggiuntiva di tali campi è pianificata e non ancora attiva.
• Isolamento tra clienti: ogni dato è associato a un solo cliente e le interrogazioni sono limitate ai suoi dati con regole di sicurezza a livello di riga, verificate da test automatici. Alcuni processi di sistema usano credenziali tecniche privilegiate per funzioni specifiche; ambito e autorizzazioni di tali accessi sono descritti nella documentazione tecnica.
• Praxenta Medical: database separato da Praxenta Retail; foto, documenti, fatture ed esportazioni in archivi privati senza indirizzi pubblici; link di scaricamento temporanei.
• Controllo degli accessi con ruoli e permessi minimi (amministratore dello studio, medico, segreteria, assistente clinico, contabile); le note cliniche sono accessibili solo a medici e assistenti clinici. L'accesso di assistenza del personale Praxenta richiede la verifica in due passaggi. La verifica in due passaggi per gli account degli studi non è attualmente richiesta: è prevista come misura obbligatoria per amministratori e per gli accessi a dati sanitari prima dell'avvio con dati reali (Allegato C).
• Registro applicativo append-only delle operazioni di creazione, modifica, firma e annullamento e degli accessi di assistenza. Le letture cliniche sono registrate solo nei flussi di assistenza, accesso ospite ed esportazione; non c'è ancora un registro completo delle consultazioni ordinarie né dei login (vedi Allegato C). Note finalizzate e documenti sottoscritti non sono modificabili né cancellabili con le funzioni ordinarie; le correzioni avvengono con integrazioni o versioni successive. Le bozze sono modificabili senza storico.
• Backup: piano, frequenza, durata e prova di ripristino devono essere verificati e documentati prima dell'avvio con dati reali (Allegato C, punto 2).
• Test e demo con dati sintetici.
• Gestione delle vulnerabilità, aggiornamenti, procedure per le violazioni dei dati e formazione del personale autorizzato: procedure e relativa attuazione devono essere documentate e verificate prima dell’avvio; questo elenco non ne attesta l’avvenuta implementazione.

Allegato B · Sub-responsabili

Tabella provvisoria per consultazione. Le indicazioni “da verificare” devono essere sostituite con gli esiti documentati prima dell’avvio; non sono garanzie di trasferimento. I nomi commerciali non identificano da soli la controparte contrattuale.

La versione definitiva indica i soli sub-responsabili effettivi e distingue le opzioni non attive. L’eventuale aggiunta o sostituzione di un fornitore AI segue la sezione 8, con comunicazione dell’identità allo studio prima dell’impiego. L’assenza di un nome dalla pagina pubblica non autorizza a ometterlo dall’informazione contrattuale dovuta al titolare quando il fornitore è impiegato.

Per ogni trasferimento occorre documentare lo strumento pertinente. Per gli USA, una decisione di adeguatezza fondata sul Data Privacy Framework richiede verifica dell’adesione attiva dell’entità destinataria e della copertura del servizio; in alternativa verificare SCC applicabili, valutazione del trasferimento ed eventuali misure supplementari. Non è dichiarata verificata alcuna garanzia specifica dei fornitori di questa tabella.

Stripe e PayPal sono censiti separatamente come servizi di pagamento: i ruoli effettivi dipendono dai contratti e dalle attività, e non sono qualificati in modo assoluto per ogni flusso. Le integrazioni contrattualizzate direttamente dallo studio e gli eventuali trattamenti per finalità proprie dei fornitori sono descritti separatamente nella documentazione definitiva.

Allegato C · Condizioni di avvio con dati reali (Praxenta Medical)

Prima di trattare dati reali di pazienti, Securebit verifica e documenta con il titolare:

1. la separazione tecnica tra produzione e ambienti di sviluppo e prova, con credenziali e privilegi distinti, protezione dei log e pipeline che non espongano dati reali in sviluppo, prova o anteprima;
2. piano, frequenza e durata massima dei backup, copertura di database, file e configurazioni necessarie, prova di ripristino registrata e RPO/RTO documentati; aggiornamento dell’Allegato A definitivo con gli esiti;
3. la procedura di restituzione e cancellazione descritta nella sezione 12;
4. la verifica in due passaggi per amministratori e per gli accessi a dati sanitari;
5. il registro delle consultazioni cliniche, delle autenticazioni, delle esportazioni e degli accessi privilegiati con identità individuale, risorsa o paziente, data e ora, operazione e origine; l’attribuzione delle operazioni degli account condivisi, ove mantenuti, e le procedure di controllo degli accessi anomali. Definire protezione e conservazione dei log secondo il rischio. Se la funzione integra un dossier sanitario, applicare le relative prescrizioni, incluso il periodo minimo di 24 mesi per i log pertinenti, e gli altri diritti e presidi della disciplina del dossier;
6. i moduli di informativa, consenso specifico alla prestazione sanitaria e scelte su finalità ulteriori, distinti tra loro e senza caselle preselezionate; esclusione della diffusione di dati sanitari identificabili; valutazione dell’eventuale funzione di dossier sanitario e applicazione della relativa disciplina;
7. i contratti, le entità effettive, i ruoli, le autorizzazioni, i Paesi e le garanzie di trasferimento di ogni fornitore coinvolto; compilazione definitiva dell’Allegato B e aggiornamento delle informative prima del trattamento;
8. per le funzioni con intelligenza artificiale: istruzioni documentate, condizioni del fornitore su addestramento e conservazione, valutazione dei rischi e valutazione d'impatto sulla protezione dei dati;
9. la valutazione documentata sulla qualificazione regolatoria dei moduli con intelligenza artificiale;
10. la valutazione separata dell’obbligo di DPO per Securebit e studio, l’eventuale nomina quando dovuta e i registri dei trattamenti; verifica delle procedure per diritti, incidenti, aggiornamenti, vulnerabilità e formazione.

Il contratto può essere sottoscritto prima del completamento di queste verifiche solo senza attestare misure ancora inesistenti e con l’avvio espressamente sospeso. Il trattamento di dati reali di pazienti, anche in prova, mediante importazioni, messaggi o integrazioni, è subordinato al completamento documentato delle condizioni e all’aggiornamento degli allegati definitivi. Securebit documenta gli interventi di piattaforma; lo studio documenta gli adempimenti di propria competenza. L’esito è comunicato allo studio per iscritto prima dell’abilitazione. Le funzionalità AI opzionali restano disabilitate fino alle specifiche verifiche dei punti 8 e 9; la loro esclusione da un eventuale avvio limitato deve essere formalizzata nei documenti definitivi. Il completamento delle verifiche non sostituisce gli altri obblighi di legge applicabili.